Política de Arquivamento do Acervo Digital

Como desdobramento do Decreto nº 9235/2017-MEC, a Portaria nº 315/MEC, de 04 abril de 2018, em seus arts. 37 a 48, estabelece as novas regras para a guarda, manutenção e custódia do acervo acadêmico das instituições de ensino. Entre outras coisas, regula a digitalização e a gestão de documentos relativos às atividades-fim das instituições, fixando os procedimentos a serem cumpridos. Esses procedimentos devem ser adotados o mais breve possível, pois as instituições deverão estar plenamente utilizando a plataforma digital do acervo acadêmico a partir de abril de 2020.

Para o processo de digitalização de documentos, as instituições devem garantir:

a) Integridade, autenticidade, confidencialidade e rastreabilidade do documento após digitalizado;
b) Produção e manutenção de cópias de segurança dos documentos digitalizados, de forma a permitir a consulta aos documentos digitalizados;
c) Assinatura digital ICP-Brasil, com validador jurídico do acervo para todos os usuários credenciados pela Instituição;
d) Proteção contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. Para isso, deverá ter sua política de segurança da informação que contemple a proteção aos documentos digitalizados;
e) Padrão de qualidade da imagem do documento digitalizado;
f) Utilização de método de escaneamento que permita a indexação que possibilite a recuperação, acesso e a leitura.

Deverão ser digitalizados os documentos, conforme segue:

a) Documentos de planejamento e gestão estratégica;
b) Documentos de Regulação;
c) Prontuários dos discentes;
d) Práticas pedagógicas;
e) Diploma/certificados digitais.

Diante disso, o IFPA estabelece como meta a implementação da Política do Acervo Acadêmico Digital a partir de agosto de 2019, com a previsão de adoção do módulo de gestão eletrônica de documentos (GED), vinculado ao Sistema Integrado de Gestão das Informações (SIG) do IFPA.

Para tanto, o IFPA deverá:

a) Designar uma comissão para revisar a Política de Segurança da Informação;
b) Criar a Política de Gestão de Documentos Acadêmicos;
c) Criar o setor responsável pela digitalização do acervo acadêmico;
d) Contratar e capacitar servidores para a realização das atividades;
e) Elaborar o Manual de Digitalização do Acervo Acadêmico, no qual conste também o fluxo do processo de digitalização;
f) Executar a digitalização do acervo acadêmico.